飲み会幹事が行わなければいけない8つの大切な役割

先日、職場の部内の忘年会に参加してきました。


久しぶりの繁華街は良いですね。
職場から歩いて会場まで15分くらいの道のりを後輩と歩きながら、夜の冷たい風にあたり、他愛のない話をしながら、ネオンの輝きを感じて会場に向かいました。
会場はお洒落なイタリアンでした。

さて、現在の7091の職場部内メンバーは全員で50名ほどいます。
忘年会の参加者は例年20名~30名ほどです。
そこで、今回は飲み会の幹事を任された際の8つの大切な役割について考えてみたいと思います。

幹事を任されまず考えなくてはいけない事。。。

1、忘年会日程を確定させる

こちらは上司の都合のいい日をまずは事前に聞いて決定するのが望ましいです。
幹事で勝手に日程を決めて後からリスケになってしまうと大変です。事前に上席にしっかり相談して日程を決めましょう。
対象者全員の日程調整をするのは事実上不可能ですから。。。
私の部内では部長、課長の都合のいい日を確認しそこで決定します。

※リスケ~スケジュールを組み直すこと。『リ・スケジュール』の略。


2、参加者を事前にある程度把握する

会場を予約するにあたり、参加者を募る前に事前のある程度の人数を予測する必要があります。
これが結構難しいのです。例年の参加者数をある程度把握しておく事が必要です。
可能であれば参加者リストをデータにしておき、年度毎に残しておくといいですね。

3、お店を予約する

その後、お店の予約を入れます。
本来は参加者が確定してから予約するという流れがベターなのですが、人数が多い会合では事前に予約しておくことが大切になります。(10人以上くらいからでしょうか。。。)
忘年会シーズンになると、1ヶ月前あたりからお店の予約に動き出さないといけません。

参加人数が多くなればなるほど早めに動き出さないとすぐに予約で埋まってしまいます
ここで大切なことはまず、参加者の年齢層、男女比、上司が苦手な食べ物等を把握して置いた方がいいです。

例えば、お肉が苦手な方や生物(刺身等)が苦手な方がいるとその食べ物に特化したお店だと参加しても楽しくなくなってしまいます。
7091も以前、焼肉屋さんで会をやった際に後から参加者がお肉が食べられない人がいたことを知り、反省し学びました。。。(そこまで把握できなかった。。。)
無難なお店は居酒屋になるでしょうか。
ちなみに先日はイタリアンで開催しました。(美味しかったです。)
そしてお店を予約する際には、ある程度人数に幅をもって予約を取ることをお勧めします。
例えば、20名~30名くらいとかでしょうか。
ただし、お店側も都合がありますから、前日までには確定した人数を報告する事になります。私の経験上ですが、人数が減るより、増える方がお店側は喜びます。単純に人数が増えれば収入が増えますからね。
ただ、忘年会シーズンは人数の確定を間違えると、席が足りなくなったりする可能性もありますから注意しましょう。
また、7091の場合ですが、課長がアルコールを飲まないのですが、ノンアルコールビールが大好きなのでノンアルコールビールのある店が必須になります。(これは最初分からなかった。。。後から前に所属していた課員から情報をもらって分かりました。。。)

しかしその際、飲み放題メニューにノンアルコールビールが入っていない場合、別料金になってしまうのでそこらへんの事まで考慮しなければいけません。
予算に対して支払う額が増えない用にしないといけませんからね。

ちなみにうちの上司はノンアルコールビールが別料金の場合も飲むので会費+ご祝儀で事前に多くくれます(笑)


4、会の案内を配布する

お店が確定したら今度は対象者に案内をします。
今は紙で案内というよりかは、メール等で一斉送信でしょうか。

その際に大切なことは、「いついつ何時までに返答ください」という事を必ず書いておくことです。
そうしないと人数の確定が遅れてしまい、お店側に回答が遅れてしまいます。

そしてここでのポイントは人数を把握するために何人かサブ幹事の人をお願いするといいです。

例えば7091の職場の場合、大きく分けで部が3つのセクションにわかれていて、2つの課で構成されていますので、そのセクション毎に人数を聞いてもらい最終的にサブ幹事から報告もらうといいかと思います。そしてその際は口頭ではなく、メールで報告してもらうと記録が残るのでいいと思います。

5、参加人数が確定したらお店に報告

参加人数が確定したらお店に報告します。
当日ではなく、前日までに連絡が必要かと思います。

その際、来れるかどうか微妙な人がいる場合(これが一番幹事にとっては嫌ですね)は、例えば参加出来ない場合、料理代はかかるとか飲み放題料金はかからないとか聞いておいた方がいいでしょう。

6、当日の司会者、挨拶してもらう人に事前にお願いする

これは参加者人数に関わらず、急にお願いしてもいいとは思うのですが、出来たら事前にお話ししてお願いしておいた方がいいでしょう。

司会はだいたい幹事がやるはめになります。。。(ほぼやっていました。。)
最初の挨拶、乾杯は会の一番の上席になりますでしょうか。
そして会の最後の締めの挨拶する人。
歓送迎会ではい場合はこの3人くらいでしょうか。

会の当日急にお願いされても困る。。。という方も中にはいらっしゃいますからね。。。

7、会当日の動き

こちらはまずは会費の徴収。
開始時間の20分くらい前くらいに来てもらうと安心です。

当日までに事前に会費を集めておく方法と会場で集める方法がありますが、7091の経験上は事前に会費を集めておいた方がいいです。

これは例えば会費4,500円だった場合、会場で10,000円を出してくる人とかが必ずいます。そうするとおつりが大変なんですね。
なので仮に会場で会費徴収する場合は、きりのいい値段設定だといいかもしれません。(プランによりますが。。。)

8、収支報告

無事、会が終了しましたら、翌日意向に収支報告をすると完璧です。

これは例えば、会費に対して部長や課長がご祝儀として大目に出してもらったり、例えば以前からの予備費等が残っている場合などを考えると、収支報告をし残った額がいくらでその分を次回の会に回すなどの文面があるといいと思います。


以上まで出来ると毎回幹事を任されてしまう。。。
みたいな。。。

こんなことをまとめてみました。
しかし今回は7091は幹事をせず、20代の後輩クンに全て任せました。
もうアラサーですからね。。。

私の思いをしっかり継承してくれました。

以上、7091が考える、飲み会幹事が行わなければいけない8つの大切な役割でした。


今度は焼き鳥屋にでも行きたいなあ。。。

7091


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