大学職員という仕事を改めて考えてみる

最終更新:2017年1月16日




Wikipediaで大学職員を調べてみると下記のように記されています。




大学職員

学校職員のうち、特に大学・短期大学・大学院において教育研究活動以外の事務や労務等に従事する者を指す用語である。
主に事務職員や技術職員が該当するが、場合によっては教員として扱われない助手や附属施設の司書・学芸員などを含むこともある(助手について、学校教育法では「助手は、教授及び助教授の職務を助ける」と定められている。教育公務員特例法では、助手の位置付けが明確でなく、教員であるかどうかは議論が分かれる)。広義の学校職員と同様に、大学職員に教授、准教授、講師などの教育研究従事者を含めて、大学に勤務する者の全員を指す場合もあるが、この場合は「教職員」という表現を用いることが多い。また、事務職員との区別を明確にするため、教育研究活動従事者は、「教育職(員)」(教員)と呼ばれる。
(Wikipediaより)

職域

大学職員が担う職域は非常に幅広く、学校法人や大学の管理運営業務をはじめ、カリキュラム・教育制度の企画立案・改革推進、研究活動支援、学生指導、進路開拓、広報・学生募集など多岐にわたる。
「講義は教授、事務は職員」というイメージが強いが、最近では学習や就職活動など具体的な教育指導の現場に関与するケースもあり、今後こうした傾向は広がることが予想される。また、これまで新卒で採用し、一般企業の総合職同様に数年間で部署を異動させ、ジョブローテーションを通じて大学運営に関する総合的な識見・技能を修得させるケースが多いが、最近では民間企業経験者を中途採用するケースも増えつつある。また、大学職員の行政管理能力向上や、アドミニストレーターとしての識見を持つ人材育成が必要との観点から、大学職員による学会や大学院・研究センターなどが設立されるなど、大学職員の専門性向上に向けた取り組みが進みつつある。公立大学の場合、大学によってそれぞれ異なると思われるが、設置市町村の公務員という身分であるため、大学も含む各組織で異動が行なわれるケースもあり、国立や私立の多くよりは、人材を育てにくい環境にある大学もあるものと思われる。
(Wikipediaより)

ちなみに7091は今年で16年目になるのだが、今までのキャリアを振り返るために今までの経験部ををまとめてみた。

7091のキャリア


勤続年数・年齢 配属部署・役職 主な担当業務
01年目(23歳) 教務課 窓口業務、定期試験、入試業務、時間割作成等
06年目(27歳) 広報課 各種取材業務、広報誌企画編集、WEBサイト更新等
08年目(29歳) 他機関へ出向 委員会補助、各種調査
09年目(30歳) 広報課 各種取材業務、広報誌企画編集、WEBサイト更新等
12年目(34歳) 中学高等学校事務室 管財担当、庶務担当
14年目(36歳) 学生課 奨学金担当(JASSO、学内奨学金、各種奨学金)、
休学退学面談等

キャリアを振り返ってみて思う事

改めて今までのキャリアを振り返ってみると、本当に多種多様な業務を経験してきたと感じます。それは現在も同様に感じていることです。(これからも!?)
上記に記した「職域」でも触れていますが、定年まで仮に30年から40年働いたとしても、すべての範囲の業務をこなすのは事実上不可能です。
その上で、現状の問題点について触れたいと思います。
今までの7091のキャリアを通じて感じている事は多々ありますが、そちらは後日述べてみたいと思います。

職員の特性を生かした人事配置がなされているか

人事異動はどの職場でもある事ですが、異動をどのようなスパンでどういう意図で行うかが重要であると考えます。
大学職員の仕事は広範囲にわたる為に先ほども述べたように、定年まですべての業務を経験する事は出来ないため、一人の職員が経験できる業務は限られてくる訳です。
その際、重要になってくるのが、職員一人ひとりの特性を生かしている人事が出来ているかが重要となります。最初から自分がどのような仕事に向いているかを分かるのは厳しいと思います。例えば経験する前に苦手だなと思う業務であっても経験してみて以外に自分にあっていると感じる事もあるでしょう。
そのために若いうちはある程度早いスパン(3年~5年程度)で異動を行う方がいいと思います。
その上で、その後(30代後半から40代前半)は関連した部署で異動、昇進していき、定年までいくとう仕組みをもてばいいと感じます。

ゼネラリストかスペシャリストか

大学職員のキャリアにとって、ゼネラリストでキャリアを終えるのか、スペシャリストでキャリアを終えるかは大きな選択です。
7091の個人的な見解は組織には「両者」が存在していることが必要不可欠であると考えます。
要するに、両者がいなければ組織の成長はないと思うからです。

※ゼネラリスト:広範囲にわたる知識を持つ人のこと。企業においては総合職を指すことが多い。また、各種のプロデューサーはジェネラリストとみなされる事が多い(一つの企画に対して、芸術性・商業性など多方向からの視点を持ち合わせ、責任を有して可否を決定する必要があるため)。
(Wikipediaより)

※スペシャリスト:特定分野を専門にする人。特殊技能をもつ人。専門家。
(Wikipediaより)


ルーティン業務はアウトソーシングや外部委託へ

現在、職員の仕事の大きなウエイトを占めているのが、ルーティン業務と言わざる得負えません。その業務を専任職員が担う時代は終わりを迎えています。
7091の職場も入職当時から比べると、徐々に変化してきております。
これからの時代はルーティン業務はアウトソーシングや外部委託していく事により、より専任職員の比率は低くなってくるでしょう。それは人件費をなるべく減らしていくというコンセプトが業界全体の動きとなっているからです。

※アウトソーシング:従来は組織内部で行っていた、もしくは新規に必要なビジネスプロセスについて、それを独立した外部組織からサービスとして購入する契約である[1]。対義語は「インソーシング(内製)」。
アウトソーシングには国内・国外の両方が含まれ[2]、後者はオフショアリングとして「企業があるビジネスの機能を選択して国外に移転すること」とされている[3]。
類似に業務請負(ぎょうむうけおい)、外注(がいちゅう)、外製(がいせい)がある。 国立国語研究所の「「外来語」言い換え提案」では「外部委託」と言い換えるように提案されている。
(Wikipediaより)

専任職員の役割とは何か

7091が考える専任職員の役割は大きく分けて3つあります。

1、現状の課題問題を把握し、その解決策を見つけ実行していく

こちらはどの業界にも当てはまることだと思います。
時代は常に変化しています。その中で現状の課題問題は何で、そのために解決できる方法は何かを考え、共にディスカッションし実行に向けて動くという事が重要になります。

2、部署の関連するステークホルダーに対して、新たなサービスを提供する

こちらも大切です。先日の投稿でも触れましたが、大学にかかわるステークホルダーはざっと考えても学生、教員、職員、受験生、同窓生、企業、提携先、保証人、寄付者、地域住民等様々です。その中でそれそれの部署で関わるステークホルダーにどのような新しいサービスを提供できるかを模索し考えていく必要があります。
その中でも特に重要なステークホルダーは紛れもなく「学生」であると7091は考えます。

3、後輩を育てる

これも組織運営にとって大切なことです。
本学でもOJT制度は整っておりますが、新人職員以外でも異動で新たな仕事を経験するスタッフ等に経験のあるスタッフが気軽に業務を教えたり、業務マニュアルには掲載していない事を伝えていく職場風土を継続的に守っていく必要を感じています。

※OJTとは、職場の上司や先輩が、部下や後輩に対し具体的な仕事を与えて、その仕事を通して、仕事に必要な知識・技術・技能・態度などを意図的・計画的・継続的に指導し、修得させることによって全体的な業務処理能力や力量を育成する活動である。
(Wikipediaより)


他にも専任職員が果たすべき役割はあるでしょう。
これからまた折を見て、大学職員について述べていきたいと思います。


7091

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